一般社団法人の社員総会で電子投票を使う際に気を付けること

一般社団法人をはじめとする多くの非営利団体様より「社員総会での理事選任に電子投票を使用したい」、「総会代議員の選出選挙にｅ投票を使用したい」とお問い合わせいただく件数がここ数週間で格段に増えてきています。

一般社団法人や公益財団法人のような社会的信用力の強い団体において、理事の選任や社員総会の開催は遅滞なく行われることが望ましいと考えられます。
ｅ投票の利用は、まさしく正確でスピーディーな社員総会や選任選挙を実現します。

しかし、電子投票システムの利用にはいくつかの注意事項もあります。
たとえば「テレワークのようなWeb会議を行うには社員ひとり一人が必要なWeb環境を整えなければならない」といったことと同様に、ｅ投票においても投票対象者ひとり一人がメールアドレスを持っていることが前提です。

一般社団法人のような非営利団体の選挙や社員総会にｅ投票を導入するにはどのようなことに気を付けるべきか、まとめてみました。

一部、経産省や法務省で見解がまとめられていない項目があります。詳細はお近くの行政書士事務所や弁護士事務所へご確認ください。

電子投票を導入することのメリット

「正会員や賛助会員など議決権数（票数）が違う」という場合には、電子投票を使うことで大きなメリットが期待できます。
たとえばエクセルに手作業で集計する作業が無くなったら、総会事務局にどれほどの時間的余裕が生まれると思われますか？

一般社団法人に電子投票って導入してもいいの？

公職選挙における電子投票の活用は法律で認められていませんが、一般社団法人や企業など民間における電子投票の活用は法律で認められています。

（社員総会の決議の省略）
第五十八条　理事又は社員が社員総会の目的である事項について提案をした場合において、当該提案につき社員の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該提案を可決する旨の社員総会の決議があったものとみなす。

e-Gov / 一般社団法人及び一般財団法人に関する法律 / 2019.12.11公布

いわゆる「みなし決議」にあたる法律が上記の条項ですが、これは社員総会を省略するものではなく、決議を省略する条項です。
電子投票を用いることで「決議は行われたものとみなす」と解釈されます。

一般社団法人や公益財団法人のような非営利団体における電子投票の制約は緩そうです。
少なくとも「社員総会を電磁的方法で開催してはいけない」ということは定められていません。

注意点１ 導入前に定款を確認する

法律で電磁的方法による社員総会や理事選任を認めていても、法人の定款で電磁的方法を認めていなければ電子投票は導入できません。

上の記事では労働組合を例に挙げていますが、非営利団体という部分では一般社団法人でも定款を確認しておく必要性があります。

第三十八条　理事（前条第二項の規定により社員が社員総会を招集する場合にあっては、当該社員。次条から第四十二条までにおいて同じ。）は、社員総会を招集する場合には、次に掲げる事項を定めなければならない。
一　社員総会の日時及び場所
二　社員総会の目的である事項があるときは、当該事項
三　社員総会に出席しない社員が書面によって議決権を行使することができることとするときは、その旨
四　社員総会に出席しない社員が電磁的方法によって議決権を行使することができることとするときは、その旨
五　前各号に掲げるもののほか、法務省令で定める事項

e-Gov / 一般社団法人及び一般財団法人に関する法律 / 2019.12.11公布

電子投票や電子メールについては「電磁的方法」として法務省令で定められています。
定款の確認や変更のあとも、招集通知には電子投票を用いることを記載しておく必要があります。

注意点２ 正会員が数人であれば、メールや書面によるみなし決議の方が有効？

電子投票を導入することで理事会や事務局などの業務が大幅に低減される反面、定款を確認したり電子投票システムの初期設定をしたり、慣れない業務に係ることもあるでしょう。

電子投票を導入することで受けられる恩恵が少なくなるほど、業務負担が増えてしまうことも考えられます。

たとえば、正会員数が数えるほどしかいないようであれば、メールや書面によるみなし決議を行った方が有効です。

注意点３ 学術学会シリーズには当日の投票集計機能が備わっていません

ｅ投票を導入される一般社団法人や公益社団法人の多くは社員総会への出欠連絡と議案の賛否投票を社員総会当日までに受け付け、自動で集計する学術学会シリーズを導入されています。

このシリーズには総会当日に議案審議の賛否投票を行う当日機能が備わっておらず、投票対象者は必ず個別にメールアドレスを持っていなければなりません。

もしも「学術学会シリーズで目的を達することができない」と感じられた場合には、一度ご相談ください。

最適なシステムをご提案いたします。

どれくらいの費用で社員総会に電子投票を導入できる？

「特別な機材やソフトウェアが必要になると、多くの費用が掛かるのでは？」と思われる方もいるかもしれません。

ｅ投票では特別な機材やソフトウェアを必要としません。

法人でお使いのパソコンからWebサイトを閲覧することができれば、電子投票システムは導入できます。
正確には、ネット環境と対応するブラウザが法人でお使いのパソコンに備わっている必要があります。

議決権を保有する正会員の方々が個別にメールアドレスを持っていることも前提となります。

上記のハードルをクリアしていて正会員数が500人までであれば、年間7万円から電子投票システムが導入いただけます。

投票人数が5000人を超えるようであったり、必要とする機能が違うような場合には専用にカスタマイズ版のご提供もしております。

まずは、お気軽にご相談ください。