書面決議のハードルを下げる！社員総会を簡単に省略する電磁的方法

一般社団法人や公益財団法人のような、いわゆるNPO法人における社員総会を省略できることは正会員であれば多くの人がご存じのことでしょう。

書面決議や電子メールによる決議の省略、つまり「決議されたこととみなして社員総会を省略する」場面も、新型コロナウイルスの台頭下では珍しくありません。

しかし、全ての正会員がみなし決議を行うことに同意しなければならないこと、みなし決議を行うことが当たり前になっているような、総会を開催しないことが常態化した風潮を避けなければならないことを考えると、書面決議はあまりオススメできません。

法第14条の2で、法人運営の基本として毎年1回の通常社員総会の開催が求められている点に鑑みると、社員が法人の業務に関して直接、参画できる機会である社員総会については、極力これを開催することが望ましいことから、平時においても、みなし総会決議を推奨するという趣旨ではありません。

大阪市 / NPO法人の方への情報提供について（新型コロナウイルス感染症関係）（リンク切れ）

また、書面の回収やメールの集計など、正会員の人数が多いほど総会を省略することは大変でしょう。

「議案が上程され、あとは賛否投票を行うだけ」という状況で最も簡単に社員総会を省略する方法こそ、電子投票です。

Web会議ツールと電子投票システム、あるいはチャット機能と電子投票システムを併用してオンライン総会を開催することで、新型コロナウイルスの収束後も社員総会を簡単に開催することができるなど、電子投票のような電磁的方法は社員総会の開催に大きなメリットをもたらすと考えられます。

重要な議案もインターネットの活用で審議・決議可能！

Web投票やオンライン総会に反対する人の多くは、セキュリティー面に対する不安を抱えたり、不慣れなツールを使うことに対する心配が大きいのではないか、と考えられます。

重要な議案に対する審議の結果がインターネットを通じて外部へ流出してしまうリスクもあるかもしれません。

しかし、信用できる電子投票システムをWeb会議ツールやチャット機能と組み合わせて使うことができれば、あるいは安心してオンライン上で社員総会を開催することが可能です。
たとえば、ｅ投票では「不正侵入の防止」「盗聴防止」「バッファオーバーフロー対策」などのセキュリティ強化を行っているほか、なりすまし対策や拡散防止策として総会選挙ごとにワンタイムパスワード（使い捨てのパスワード）を発行することで投票者と選挙を出来る限り守ります。

また、不慣れなツールを使いこなせるようになることで「移動の手間や総会運営の手間を減らすことができる」と考えてみれば、電子投票システムを導入するメリットの大きさに気付くかもしれません。

総会運営の手間について、具体的には「提出者が何百人、何千人、何万人いても集計はほぼ一瞬で終わる」「毎年の総会をシステムで定型化して開催のハードルが低くなる」などのメリットを挙げることができます。

電磁的方法で社員総会を省略するために必要な物

では、実際にインターネット上で社員総会を開催するには、どのような準備が必要でしょうか？

たとえば、平時のように顔を付き合わせた総会を行うのであればWeb会議ツールの利用が効果的です。あるいは、チャット機能を用いればストリーミングでスムーズな社員総会が実現できるでしょう。

Web会議ツールと電子投票システム、あるいはチャット機能と電子投票システムのような組み合わせで電磁的方法による社員総会の省略・開催は簡単に実現します。

ｅ投票で社員総会を電磁的方法で開催！

NPO法人のような社員総会ではｅ投票の学術学会向けシリーズの利用が適切です。
議決権行使から出欠連絡まで、全てｅ投票で管理を行うことができ、当日の開催要件を満たしているか、ということもリアルタイムで確認することができます。

もしも、社員総会を開催しなければならない、という状況に陥った場合にはｅ投票へお気軽にご相談ください。
ｅ投票ならお申し込みから最短1営業日で導入いただけます。