ハイブリッド業務設計により、分譲マンション環境に対応

電子投票で、総会の出欠連絡、委任状提出、議決権行使などの意思表示は、どこからでも自由に行う事ができます。 しかし、マンション総会の意見収集を電子化させることは、単純な設計ではできません。なぜなら、分譲マンションの総会は多様な年齢層の区分所有者によって構成され、 そのためにスマートフォンやパソコンの利用経験に幅があります。一般的に電子投票化の手続きは、時には労働組合や学術学会のように投票参加者に対して厳密なルールが求められる場合もありますが、 この方式で分譲マンションでの電子投票を導入する事は、かなりハードルが高くなります。その為、私たちは設計当初からその解決方法を考えていました。「e投票（マンション）」（以降「e投票(MS)」と記述します）は、この課題を効果的に解決できます。このシステムは、紙と電子のハイブリッド業務運用を採用しており、特に分譲マンションの総会における投票プロセスを簡素化し、効率化することを目的として設計されています。

労働組合や学術学会などで利用が進んでいる「e投票」ですが、「e投票(MS)」は強固な投票エンジンを共通設計としているものの、業務フローチャートは全く別物のマンション専用設計となっています。

ハイブリッド業務設計で得られるメリット

「e投票(MS)」の導入により、区分所有者は、出欠連絡・委任・議決権行使がどこからでも可能となり、事務局は、総会の準備・通知・催促・当日受付・集計に至るすべてのプロセスが大幅に効率化されます。 また、投票率の向上も期待できるため、より多くの区分所有者の意向が反映され、質の高い意思決定が可能となります。開発当初はこの方式が、マンション管理会社の皆さんから不評でした。紙投票と電子投票が混在する事により、 業務量が増えるのではないかという印象を持たれたご意見を多数いただきました。しかし、電子投票部分のデータは自動的に扱えるため、電子投票の利用率が3割であれば事務局の業務量は3割削減、 電子投票の利用率が6割であれば事務局の業務量は6割削減できるという確信を、私たちは持っていました。さらに、「e投票(MS)」の導入により総会の準備が定型化されるため、実際の総会では準備や催促業務に関わる「フロントマンの対応時間が65％削減」されたという感謝の声もいただく事ができました。 ここ近年は、第三者管理が進み、場合によっては理事会そのものが無くなるケースもあります。その場合、区分所有者の意向表明は総会のみとなりますので、投票率を向上させることは、質の高いマンション管理に直結する重要な課題です。

多くの実績が証明する利便性

「e投票」のすべてのシリーズは、アプリのダウンロードを必要とすることなく、個人認証が行われ（カスタマイズ版では、認証方式の多重化も可能）、全ての機能をご利用いただけます。

「e投票(MS)」では、紙での投票も電磁的議決権行使などの電子投票内容も、最終的にすべて電子化されたデータとなるため、議案毎の採決と同時にリアルタイムで結果を表示できます。 これにより、総会の進行がスムーズになり、議決の透明性も向上します。このハイブリッド業務設計により、大きなルール変更や混乱を避けつつ、マンションの風格に相応しい総会を即座に実現することができます。

「e投票」は2023年10月現在で、延べ利用者数は500万人以上に利用され、総会約8,000回、選挙約40,000回を経験した、日本の民間でもっとも利用されている電子投票システムです。 その中で「e投票(MS)」は、マンションの総会をより効果的かつ効率的に進行させ、区分所有者の満足度を向上させるための最良の選択です。

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