マンション総会のありかたについて

マンション総会の種類

マンションの総会には定期総会と臨時総会の2種類がありますが、このうち定期総会は、毎年1回（区分所有法第３４条２項）、会計年度開始の2ヶ月以内（マンション標準管理規約第４２条３項）に開催しなければいけないとされています。
総会では、管理規約の変更、理事の選任・解任、共有部分の管理に関わる事項など、重要な問題を決議されなければなりません。
また、会計報告を含めたその年の業務報告を行う必要があります。

例えば、ゴミ置き場に扉を設ける事や、駐輪場の改修など多額の予算を執行する場合は、理事会ではなく総会で決議されることが一般的です。
普通決議では、以下の事項を決定する事ができます。
普通決議…議決権総数1/2以上の出席で、出席者の過半数で可決。
・役員である理事，監事の選任または解任
・収支予算の決定又は変更，収支決算報告等の承認
・管理費，修繕積立金等の金額の決定又は変更
・管理委託契約の変更，更新，解約や管理会社の変更決議
・使用細則の制定および変更や廃止
・修繕積立金の運用

以下の特別決議の決定事項は、区分所有法により、理事会では決定することはできません。
全て、総会にて決定される事項です。
特別決議…組合員総数の3/4以上の出席で、議決権総数の3/4以上の賛成、
組合員総数の4/5以上の出席で、議決権総数4/5以上の賛成（建て替え決議）で可決。
・共用部分等の変更（階段室をエレベーターに改造する工事や受水槽室を用途変更し集会室等にする等）
・管理規約の制定および変更や廃止
・管理組合の法人化，法人の解散
・専有部分の使用禁止，区分所有権の競売，占有者に対する引渡しの請求
・大規模滅失の場合の共用部分の復旧
・建物の建替え決議に関すること

マンション総会のあり方

さて、総会に持ち込まれる議案は、理事会にて何度も審議された内容になります。
限られた総会時間の中で、総会出席者に1年間の審議内容を詳しく説明する事は不可能で、理事会ではその為に議事録を何らかの方法で公表しています。
総会会場まで足を運ぶ出席者は、何か意見をお持ちの方、議案に反対の方が多くなりがちです。
その場合、全てのご意見を拝聴し審議を開始することになると、1年間の理事会の審議を最初に戻すようなことが、総会会場内で起こります。
これでは、総会の限られた時間内で決議する事が不可能になります。
理事会は、日頃の議事録をしっかりと開示し、日頃からご意見をいただけるような仕組みづくりをしておく必要があります。
そういう努力があれば、総会会場は議論の場ではなく、正々堂々と採決の場だと表明できるでしょう。

電子投票システムで解決

さて、「e投票」を導入したマンションでは、日頃から全戸アンケートを気軽に使う事ができます。
この機能により理事会は、住民（区分所有者）全体の意向を常に把握する事ができます。
その為、反対者が多くなるであろう議案は、事前に修正・排除され、可決可能性の極めて高い議案を総会で審議してもらう事が可能になります。
総会会場で「声の大きな反対者」が現れても、マンション総会全体の意見で可決された数値は、その場でプロジェクターに表示され、納得せざるを得ない状態になります。
住民の意向を常に把握し、総会運営を定型化できる電子投票ツールにより、総会を運営する理事及び管理会社の心理的負担は大きく軽減されます。

「e投票」のような電子投票を活用した総会は、マンションだけではなく、労働組合や学術学会などでも広く活用されています。