マンション総会を電子投票システムに変え業務の効率化・経費削減へ

総会の
業務効率化
アンケートの
業務効率化
総会、アンケート
準備の定型化
費用の削減

マンションシリーズの特徴

管理組合と管理会社からの意見収集と実績から生まれ、幅広い年齢層のユーザーを考慮し、アプリのダウンロードを必要とせず、紙を使用した運用と組み合わせるハイブリッド・アプローチに基づいて設計されました。
「e投票」は総会の準備から運営までの作業を効率的に定型化し、出欠連絡、委任、議決権行使、総会受付、当日投票などのフル機能を提供します。
さらに、2重投票の排除や、持ち分比率対応、複数戸所有者対応、特別決議可決条件など、マンション特有のあらゆる要件に対応する機能が標準で実装されています。

運営者のメリット

アンケートや総会実施における問題点

提出を忘れてしまった場合など思いあたるふしはありませんか？

総会における問題点

集計作業に多大な労力がかかっている
回収率の低下により、総会開催の成立要件を満たすのに苦労している（特に大規模マンション）
回収率を上げるため、何回もフォローを実施している

アンケートにおける問題点

集計作業に多大な労力がかかっている（回答欄を増やすと、業務量も比例して多くなる）
回収率の低下により、総会議案の上程の判断材料にならない場合もある（特に大規模マンション）
集計作業も大変なので、容易にアンケートが実施できない状態になっている

電子投票システムを利用すると

回収率も上がり、より多くのお客様の意見が聞けるようになります。

総会の業務効率化

集計作業が軽減でき、計算間違いもなくなります。
回収率が上がります（特に管理規約変更など、特別決議が必要な場合に有効です）
外部区分所有者（海外含む）からの回収も期待できます。
フォローも容易にできます（メールアドレスの登録が必要）

アンケートにおける問題点

集計作業が軽減でき、計算間違いもなくなります。
回収率が上がるので、総会議案の上程の判断がしやすくなります。
集計作業が楽になるので、大規模マンションでも容易にアンケートが実施できるようになります。
意見の反映についても、すばやい対応ができるので、区分所有者の満足にもつながります。

総会、アンケート準備の定型化

総会議案、アンケートの標準フォーマットがあるので、準備が簡単になります。

費用の削減

外部区分所有者に電子投票を利用していただくことで、返信用封筒をなくすことができます。（郵送費の削減）

利用者側のメリット

区分所有者が、アンケートの回答や総会の出席連絡をしない理由

提出を忘れてしまった場合など思いあたるふしはありませんか？

時間がない

ほとんど家にいない
仕事が忙しい
子育てで外出できない

提出先が遠い

提出先の管理棟が動線上になく、そのためだけに行くのが面倒である
天気が悪いため、外に出たくない
足腰が不自由である
外部区分所有者の場合、郵便ポストが遠い

遠隔地（特に海外など）だと返送に時間がかかる

総会当日に間に合わず、権利を行使できない場合もある

電子投票システムを利用すると

時間や場所に拘束されず、いつでもどこでも簡単、かつ短時間で提出が行えます。

スマートフォンで、２４時間いつでも、わずか数分で提出ができます。（目安：１０議案で約２～３分）

家の中、外出先（海外含む）のどこでも
仕事のお昼休みの間に
子供が寝ている隙に

何度でもやり直しができます。（最後に提出した内容が、優先されます）

気持ちが変わった
総会に出席予定だったが前日に行けなくなった場合、委任状や議決権行使書への変更が簡単にできます。

２４時間いつでも提出できます。

郵便ポストに足を運ぶ必要がありません。（特に外部所有者）
郵送の手間がなく、簡単に提出ができます。

活用事例

総会で電子投票を使うと便利になるポイント

総会の出席通知・委任状・議決権行使書に電子投票用ＱＲコードを付けます。
区分所有者はＱＲコードを読み取って、インターネットで提出します。従来の書面による提出も可能です。

アンケートで電子投票を使うと便利になるポイント

アンケートの回答用紙に電子投票用ＱＲコードを付けます。
区分所有者はＱＲコードを読み取って、インターネットで回答をします。従来の書面による回答も可能です。

導入による
回収率向上実績

総会で電子投票を使うと便利になるポイント

大規模マンション(705戸)の総会事例を紹介します。

電子投票の導入により出欠票の提出率が92.7％にアップしました。
そのうち電子投票の利用率が65.4%となり、区分所有者の半数以上が電子投票を利用するという結果となりました。

また、総会期間中に電子投票の利用に関する問い合わせは、ほとんどありませんでした。

出欠票の提出率が92.7％にアップ！

電子投票の利用率が65.4%

導入実績

大規模物件から投資などの小規模物件まで幅広い規模のマンションにて導入実績があります。

規模別

提供方法・価格

提供方法

クラウドサービス: 標準機能（カスタマイズなし）のご提供いたします。
カスタマイズド・パッケージ販売: お客様向けにカスタマイズを行いWebサーバー、データベースサーバーを新規構築しご提供いたします。

価格

クラウドサービス

電子投票システムのクラウドサービスを低価格でご利用いただけます。
総会の設定や運用などサポートが必要な場合、運用支援サービスをご利用ください。

初期導入費用 （税別）

20,000円～

利用料金 （税別）

30,000円～/年

通常総会、臨時総会、全戸アンケートなど、何度でもご利用いただけます。
各機能や使用方法に関するご質問は、電子メールまたは電話にてサポートを行います。
サポート期間は１年間無制限で行います。
現地への出張サポートは価格に含まれておりません。
利用停止のお申し出がない限り自動更新となります。

主な利用料金 （税別）

戸数	初期導入費用	年間利用料金
100戸まで	20,000円	30,000円
200戸まで	20,000円	50,000円
500戸まで	25,000円	70,000円
750戸まで	30,000円	90,000円
1,000戸まで	40,000円	110,000円
1,001戸以上	50,000円	130,000円

料金のお支払いについて

契約月にご請求させていただきます。
※初年度は初期導入費用を含めてのご請求となります。

利用開始について

お申し込み後、翌営業日以内に利用可能です。

運用支援サービス

マンション情報

区分所有者の更新　10,000円～/回

総会情報

準備
総会、議案情報の登録　10,000円～/総会１回につき
※ＱＲコード用紙の印刷はお客様の方で行ってください。
出欠連絡
書面提出の代理入力　20,000円～/総会１回につき
総会当日
現地サポート　100,000円～/ 総会当日１人につき

交通費・宿泊費　実費

アンケート情報

準備
アンケート情報、設問、選択肢の登録　10,000円～/アンケート１回につき
※ＱＲコード用紙の印刷はお客様の方で行ってください。
アンケート回答
書面提出の代理入力　30,000円～/アンケート１回につき

※上記、費用は全て「税別」となっております。

カスタマイズド・パッケージ

別途、お見積させて頂きます。
詳しくは、お問い合わせフォーム、またはお電話にて、お問い合わせください。

導入支援・導入の流れ

導入までの流れを説明いたします。ご不明な点がございましたらお気軽にお問い合せください。

管理規約の確認（重要）

総会で電子投票を利用する場合、管理規約の変更が必要になります。

マンション標準管理規約（国土交通省）
（※）アンケート機能だけ導入の場合、変更の必要はありません。

理事会への提案

説明資料、デモ環境は無料でご提供しますので、お気軽にご相談ください。

管理組合向け説明資料
PDFファイルにてご提供します。

デモ環境
総会の出欠連絡を体験していただくためのQRコード（PDFファイル）をご提供します。
（※）ご説明のサポートが必要な場合、別途、サポート費用（１０万円～）＋交通費が発生します。

総会にて規約変更、電子投票導入の議案上程

説明資料、デモ環境は無料でご提供しますので、お気軽にご相談ください。

管理組合向け説明資料
PDFファイルにてご提供します。

総会にて議案可決後、お申し込み

お申し込みフォームの記入と送信

お申し込み時に、別途、ご連絡が必要な情報

管理組合名

お部屋番号、議決権数（持ち分割合）、区分所有者名（任意）のExcelファイル

送付先E-mail：customer@e-tohyo.com

ｅ投票システムのご提供

管理者用ＩＤ、パスワードとマニュアルのご連絡をいたします。

よくある質問

マンション向け電子投票システムについてお気軽にご相談下さい。

マンションにて導入検討される場合に、多くお寄せいただくご質問を下記に列挙いたしました。
その他のご質問やご不明点がざいましたらお気軽にご相談ください。

個人情報をシステムに登録したくないのですが、何か良い方法はありますか？: 部屋番号のみで利用できます。
個人情報を登録しないので、システムを使用する際、各区分所有者への承諾も必要ありません。
セキュリティが心配です。: 投票時の通信は暗号化されていますので、盗聴や不正侵入ができないシステム構成にしております。
スマートフォンが使えない人はどうすればいいですか？: 「書面による提出」をしていただき、運営側で代理入力をしていただきます。
マンションは区分所有者の年齢層が広いため紙媒体は無くせないのが現状です。
その為、投票する利用者は、今まで通り「書面による投票」と「電磁的方法による投票」の選択が可能になり、
便利だと思われる方法から選んでいただく事が可能です。
（選択肢が増えるだけで、ご不便はお掛けいたしません）

ご要望を詳しくお伺いし
最適なシステム導入プランをご提案致します。

昨今、私たちの生活のまわりで、デジタル技術を活用した多くのサービスが提供されています。衣類や書籍の購入、情報の伝達など老若男女全てがネットワークにつながった「デジタル社会」では、多くのことが効率化され、今では当たり前の社会構造となっています。弊社は「アナログ社会」からまだ抜け出せていない「選挙」や「総会」の業務に対し「ｅ投票」の提供を通じて、「デジタル社会」への促進の手助けになれればと考えております。「選挙」「総会」のネット投票への不安や導入に関する質問について、経験豊富なスタッフがきめ細やかなサポートをいたします。いつでもお気軽にお問い合わせください。